Oznámení o zpracování osobních údajů společnosti HubHub Czech Republic a HubHub Group s. r. o.

V případě, že uvažujete o poskytnutí Vašich osobních údajů našim společnostem prostřednictvím webových stránek www.HubHub.com nebo jinak (dále jen „webová stránka“):

1. HubHub Group s. r. o., se sídlem Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 51 772 876, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Okresním soudem Bratislava I, oddíl: Sro, vložka č.: 129700/B; a
2. HubHub Czech Republic s.r.o., se sídlem Rohanské nábřeží 678/25, Karlín, 186 00 Praha, Česká republika, IČO: 041 00 948, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn.: C 242537

(společně dále jen „HubHub“ nebo „my“), my jako správce osobních údajů bychom Vás rádi informovali o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje v souvislosti s nabízením, poskytováním a správou našich služeb.

HubHub je součástí HubHub Group se sídlem v Lucembursku (dále jen „HubHub Group“), kvůli čemuž lze v tomto Oznámení o zpracování osobních údajů odkazovat na HubHub Group.

V tomto oznámení o ochraně osobních údajů naleznete informace o účelu a právním základu zpracování osobních údajů, komu můžeme poskytnout Vaše osobní údaje, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, nebo o Vašich individuálních oprávněních týkajících se ochrany osobních údajů.

Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem si prosím obsah tohoto oznámení o ochraně osobních údajů pozorně přečtěte.

Jaké osobní údaje o Vás shromažďujeme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

• Jméno
• Příjmení
• E-mailová adresa
• Telefonní číslo
• Pracovní pozice
• Jméno zaměstnavatele
• Osobní údaje uvedené ve Vašem životopise
• Vaši fotografii
• Audiovizuální záznam Vaší osoby

Proč HubHub zpracovává Vaše osobní údaje a jaký je účel a právní základ takového zpracování?

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů:

1) Plnění smlouvy a provádění předsmluvních opatření podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

a) Vaše osobní údaje jsou užívány za účelem poskytování Služeb, jak je uvedeno ve Všeobecných obchodních podmínkách a smlouvě o členství jako aj v jiné smlouvě, včetně předsmluvních vztahů, a za účelem ochrany a vymáhání práv a zájmů HubHub vyplývajících z našich právních vztahů. Tento účel zahrnuje zejména následující činnosti při zpracování údajů:

• efektivní komunikace týkající se poskytování Služeb,
• zajištění přezkoumání Vámi vznesené stížnosti nebo nároku,
• zajištění řádného poskytování Služeb,
• plnění našich závazků a prosazování našich práv vyplývající ze smluv uzavřených mezi Vámi a námi, včetně fakturace a inkasa,
• poskytování oznámení o Vašem účtu / předplatném, včetně zprávy o vypršení platnosti členství a oznámení o jeho obnovení,
• upozornění na změny,
• zjednodušením vytváření obchodních kontaktů v rámci komunity HubHub a za účelem vytvoření účtu v Platformě. Váš účet HubHub je ve výchozím nastavení vytvořen ve skrytém režimu s minimálním rozsahem Vašich osobních údajů.
• Vaši e-mailovou adresu nebo telefonní číslo může HubHub použít pro komunikaci s Vámi pro účely ověřování, a dále pro jiné záležitosti související se Službou.

Uzavření a plnění smlouvy je možné pouze tehdy, pokud budeme zpracovávat Vaše osobní údaje. V případě, že osobní údaje nezískáme, nebude naše společnost moci smlouvu s Vámi uzavřít, a Služby Vám tak poskytne podle všeobecných obchodních podmínek.

b) Pokud se rozhodnete podat žádost o zaměstnání přes web, osobní údaje, které naší společnosti poskytnete, budou použity pro účely plnění povinností zaměstnavatele týkající se zaměstnání, a to včetně předsmluvního vztahu.

Tyto účely zahrnují v předsmluvní fázi zejména tyto činnosti zpracování údajů:

• posouzení žádosti o zaměstnání,
• provádění osobních pohovorů,
• zasílání osobních informací žadatelům,
• řízení procesu náboru zaměstnanců.

2) Vaše osobní údaje jsou zpracovávány i během řízení o stížnosti v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. kdy je zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti, které naše společnost podléhá. Osobní údaje, které naší společnosti poskytnete, budou použity převážně v následujících oblastech zpracování údajů:

• zaznamenání stížnosti,
• přezkoumání stížnosti,
• ověření, zda je osoba podávající stížnost oprávněna tak učinit,
• poskytnutí oznámení o výsledku vyřizování stížnosti

3) Za určitých okolností mohou být Vaše osobní údaje zpracovány z důvodu oprávněného zájmu HubHub v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tj. za účelem ochrany našich práv a zájmů a k zajištění bezpečnosti v našich prostorách. K tomuto účelu mohou být Vaše osobní údaje zpracovány v následujících kontextech:

• identifikaci a registraci Vaší přítomnosti v našich prostorách,
• provozování kamerového systému pro účely sledování a záznamu našich prostor přístupných veřejnosti (dále jen „kamerový záznam“).

4) Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem vytvoření databáze osob nebo subjektů s cílem kontaktovat je za účelem budoucí obchodní spolupráce, budoucího pronájmu kanceláře a za účelem zajištění vzájemné komunikace, když nás kontaktujete e-mailem nebo přes online formulář. V tomto případě je naším oprávněným zájmem zajistit efektivní, bezchybnou a jasnou vzájemnou komunikaci.

5) Kromě toho můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat tak, že budeme pořizovat fotografie a audiovizuální nahrávky a zveřejníme fotografie (kde se můžete objevit) a nahrávky na našich profilech na sociálních sítích, na našich firemních webových stránkách a na našich internetových stránkách určených pro konference, abychom je mohli využít pro účely naší prezentace a oprávněné zájmy propagace našich akcí a služeb, a abychom zlepšovali povědomí o naší značce a naši dobrou pověst.

6) Získáváme Váš souhlas v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR v případě, že neexistuje žádný z legálních důvodů popsaných výše. HubHub požaduje Váš dobrovolný a kdykoli odvolatelný souhlas pro následující účely:

• udržování životopisu v naší databázi,
• marketingovou komunikace, zejména s cílem aktivního informování (prostřednictvím e-mailu, SMS, telefonu, webových služeb, sociálních médií a dalších komunikačních kanálů) o aktivitách a službách HubHub a dalších osob.

Komu mohou být Vaše osobní údaje předány?

Externí poskytovatelé služeb: Pro splnění zákonných a smluvních závazků spolupracujeme s externími poskytovateli služeb (zpracovateli) a předáváme jim Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro poskytování služby. Naši poskytovatelé služeb zahrnují zejména poskytovatele služeb IT.

Interní poskytovatelé služeb: HubHub je součástí skupiny společností HubHub Group se sídlem v Lucembursku. Abychom splnili zákonné a smluvní závazky plynoucí ze Smlouvy, spolupracujeme s dalšími subjekty v rámci HubHub Group, abychom mohli našim klientům poskytovat Migrační služby.

Před jakýmkoli sdělením Vašich osobních údajů zpracovatelům vždy uzavíráme se zpracovateli písemnou dohodu, která stanoví zpracování osobních údajů v souladu se zásadami a povinnostmi vyplývajícími z GDPR.

Soudy a úřady: Existuje i právní povinnost, kterou HubHub může plnit pouze tehdy, pokud Vaše osobní údaje v požadovaném rozsahu poskytneme příslušným státním orgánům (daňovým úřadům, auditorům), soudům nebo orgánům činným v trestním řízení.

Ostatní příjemci – na základě souhlasu.

Mohou Vaše osobní údaje být předány do jiné země (i mimo EU)?

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a dalších států Evropské unie. Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány v zemích mimo Evropskou unii, pokud Evropská komise tuto třetí zemi potvrdí jako zemi s odpovídající úrovní ochrany údajů nebo jestliže existují jiné příslušné záruky ochrany údajů (např. závazná podniková pravidla či standardní smluvní ustanovení EU o ochraně údajů).

Jak dlouho budou Vaše osobní údaje uloženy?

1. V případě, že je zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti, budou Vaše osobní údaje zpracovány po dobu trvání období stanoveného pro příslušnou právní povinnost nebo v souladu s ní.
2. V případě, že je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, budou Vaše osobní údaje zpracovávány až do konce trvání smlouvy.
3. V případě zpracování osobních údajů pro účely kamerového záznamu budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu 15 dnů.
4. Pokud nám poskytnete Vaše osobní údaje pro účely pronájmu kanceláří, osobní údaje uchováváme po dobu 3 let.
5. Jakmile již HubHub Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, pro které byly osobní údaje poskytnuty, smaže je, pokud to neodporuje zákonné době uchovávání daných informací.
6. Některé podrobnosti o transakcích a korespondence mohou být uchovávány až do uplynutí lhůty promlčení nároků týkající se transakce nebo s ohledem na dodržení právních požadavků týkajících se uchovávání těchto údajů.

Jaká práva máte jako subjekt údajů?

Vaše práva jako subjektu údajů jsou uvedena níže. Vezměte prosím na vědomí, že za konkrétních okolností nelze uplatnit všechna práva. Máte následující práva:

• na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme
• na opravu nesprávných nebo nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných osobních údajů
• na omezení, tj. zablokování zpracování Vašich osobních údajů
• na smazání osobních údajů v případě neexistence účelu nebo neoprávněného zpracování údajů
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud se domníváte, že naše zpracování údajů není opodstatněné
• právo být vyloučen(a) z automatizovaného rozhodování
• právo na výpis Vašich osobních údajů ve strukturovaném a strojově čitelném formátu nebo pro jiného správce
• právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
• možnost podat stížnost u dozorového úřadu

Jak můžete Vaše práva uplatnit?

elektronicky: dataprivacy@hbreavis.com
Písemně na adresu: Rohanské nábřeží 678/25, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká Republika alebo Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, Slovenská republika
Telefon: +421 918 723 243

Vaše soukromí se snažíme chránit v co nejširším rozsahu, a proto Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s GDPR a všemi ostatními příslušnými zákony. Pokud však nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, můžete své právo uplatnit prostřednictvím:

Pověřence pro ochranu údajů: Erika Wild, kontaktní místo Twin City C, Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, Slovenská republika, email: dataprivacy@hbreavis.com, tel.: +421 918 723 243.

Máte také právo podat stížnost u českého úřadu pro ochranu údajů: Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00, Praha 7, Česká republika.

Cookies

Co jsou soubory cookies? Cookie je malý soubor umístěný na pevném disku Vašeho počítače. Soubory cookies můžete kdykoli odmítnout (nebo zakázat) aktivací příslušného nastavení v prohlížeči. Pokud však takové nastavení zvolíte, pravděpodobně nebudete mít přístup k určitým částem našich webových stránek; pokud jste nezvolili nastavení prohlížeče tak, aby soubory cookies odmítl, náš systém soubory cookies při volbě našich webových stránek v prohlížeči použije.

Jaké typy souborů cookies používáme? Naše webové stránky využívají dva typy souborů cookie: trvalé cookies a dočasné cookies.

• “dočasné cookies” zůstanou ve Vašem zařízení až do chvíle, kdy opustí webovou stránku nebo zavře webový prohlížeč. Vezměte prosím na vědomí, že pro správné fungování některých aplikací nebo funkcí musí být dočasné cookies povoleny.
• “trvalé cookies” zůstanou ve Vašem zařízení po dobu zadanou v parametrech souboru (změnu této doby lze provést pomocí nastavení prohlížeče) nebo dokud nejsou ručně odstraněny. Tyto cookies usnadňují použití našich webových stránek. Například zapamatováním si dříve používaného rozlišení nebo rozložení obsahu.

HubHub může používat externí cookies v následujících situacích:

• prezentace multimediálního obsahu na webových stránkách, které jsou streamovány, stahovány nebo přístupné z externích webových stránek;
• zobrazování reklam přizpůsobených Vašim preferencím pomocí externích webových stránek a služeb;
  pro sdílení obsahu ze sociálních sítí a využívání funkcí, které jsou na nich k dispozici.

Různé

Toto Oznámení o zpracování osobních údajů je platné a účinné od 01.12.2018.